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dialogues, propositions, histoires pour une citoyenneté mondiale

Dans une rencontre, contenu et organisation sont indissociables

La réussite d’une rencontre suppose d’une part, une très forte intégration entre le contenu et la logistique, et d’autre part, une grande clarté de l’esprit dans lequel est organisée cette rencontre

Paulette CALAME, Sophie LECRUBIER

09 / 1998

La FPH (Fondation Charles Léopold Mayer pour le Progrès de l’Homme)a le souci, dans les rencontres qu’elle organise, d’assurer le meilleur " service " à ses invités. Selon la Fondation chaque rencontre a des objectifs spécifiques et doit être conçue en fonction de ces objectifs. Pour certains des invités, elle est aussi l’occasion d’un voyage qui doit être rentabilisé au mieux par d’autres contacts ou d’autres déplacements complémentaires professionnels ou privés. Ils attendent que la FPH les aide à réaliser leurs propres objectifs. Il en résulte souvent une forte tension pour l’équipe organisatrice qui se trouve sollicitée par des changements permanents d’horaires et d’itinéraires (d’autant que pour des raisons de coûts la FPH doit prendre des billets à dates non révisables), et par des exigences et attentes diverses.

Cette tension met en évidence une série de questions :

- Qui est demandeur de quoi ? Sommes-nous " reconnaissants " à des personnes d’avoir bien voulu participer à une réunion ou sont-ils " reconnaissants " aux organisateurs d’avoir bien voulus les inviter ?

- Y a t’il plusieurs catégories d’invités avec des conditions d’accueil correspondant au standing auquel ils croient avoir droit (hôtel, restauration, per diem...), la rencontre s’aligne t-elle sur le standing le plus élevé ?

- Tout peut-il se prévoir à l’avance par des règles précises ou doit-on admettre une dose d’imprévisibilité ?

- Jusqu’ou doit-on aller au nom de la convivialité dans la prise en charge " normale " et la prise en charge " militante " (aider aux autres contacts, prendre en charge les billets complémentaires, payer un médecin ou des médicaments)?

- Lorsqu’il y a disjonction entre ceux qui organisent le contenu de la rencontre et ceux qui ont en charge la logistique, qui subit les conséquences des fluctuations ?

Même s’il n’y a pas de solution parfaite au problème il semble préférable de clarifier la situation et ce dès le début de la rencontre. Prenons pour exemple la conférence pour la paix en Ethiopie qu’a accueillie la FPH en septembre 98.

A l’origine ce n’est pas la fondation qui est demanderesse mais les partis d’opposition éthiopiens qui souhaitent se réunir. A leur demande la FPH se positionne comme facilitateur de la rencontre et se charge de la logistique nécessaire à son accomplissement(coûts, locaux, voyages). Organiser cette rencontre en peu de temps, avec un budget limité, a nécessité de gérer l’ensemble à " l’économie ". Il a été demandé à notre partenaire éthiopien d’informer les participants de l’esprit dans lequel la FPH organisait la réunion. Or, pour lui l’essentiel était bien que la rencontre ait lieu et il n’a pas jugé opportun de les informer qu’elle se ferait dans des conditions spartiates.

De fait, dès l’arrivée des participants des tensions sont apparues : dans l’esprit des invités il y avait une réelle contradiction entre leur standing auquel ils avaient droit et celui que nous étions en mesure de leur offrir. C’est l’imaginaire qu’ils avaient des conférences internationales qui a provoqué chez eux une attitude critique sur l’organisation proposée par la FPH. Il a fallu une intervention " musclée " de Pierre Calame en introduction à la rencontre, pour expliquer l’esprit dans lequel la FPH les accueillait. Il a en outre spécifié que tout l’argent économisé sur les conditions de " standing " allait servir aux suites de la rencontre, ce qui expliquait pourquoi les réunions avaient lieu dans les locaux de la FPH et non dans une salle de conférence. Il a enfin précisé que toutes les personnes mobilisées pour cette rencontre le faisaient à titre bénévole. Dès lors, il y a eu un véritable retournement de situation et les participants ont eu un comportement que l’on pourrait presque qualifier de " familial " intégrant bien la notion qu’effectivement rien ne leur était dû et que le souci des organisateurs relevait vraiment, d’un militantisme de la paix.

Mots-clés

méthodologie, communication


, France, Ethiopie

Commentaire

Il faut proposer des repères sur " de quoi il s’agit ", et les formuler de façon d’autant plus claire qu’ils sont souvent différents de ce que les gens ont en tête. D’ailleurs l’expérience montre que moins le schéma est classique plus il faut l’expliciter, et ce par le plus haut niveau. Certes on peut se dire les choses par écrit mais il reste nécessaire de rappeler la philosophie de la rencontre à son début.

D’autre part il faut que l’équipe logistique soit perçue, dans l’esprit des invités, comme appartenant au contenu, et que les porteurs du contenu en soit eux mêmes tout autant convaincus. C’est un principe qui va à l’encontre du partage classique des rôles entre ceux qui pensent et ceux qui font, mais c’est un principe fort de la FPH : l’essentiel est aux cuisines

Enfin il faut délimiter les prises en charge financière d’une façon extrêmement claire, d’autant que dans certains pays il y a une " culture " du per diem.

Notes

Entretien avec CALAME, Paulette; CALAME, Pierre

Source

Entretien

FPH (Fondation Charles Léopold Mayer pour le Progrès de l’Homme) - 38 rue Saint-Sabin, 75011 Paris, FRANCE - Tél. 33 (0)1 43 14 75 75 - Fax 33 (0)1 43 14 75 99 - France - www.fph.ch - paris (@) fph.fr

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