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La rencontre d’Oran, septembre 1993 : une rythme intense, une gestion difficile, mais des objectifs atteints

Un ordre du jour trop chargé pour une rencontre où logistique et contenu sont gérés par la même équipe?

Nadia AISSAOUI

12 / 1998

Cette rencontre avait pour thème la "responsabilité des technologies dans les déséquilibres planétaires". Elle rassemblait environ 200 étudiants et jeunes professionnels du monde entier d’horizon multidisciplinaire. Elle était organisée par le Comité de Réflexion des Etudiants Algériens, un goupe informel d’étudiants constitué avec l’aide de la SHNAN (Société d’Histoire Naturelle d’Afrique du Nord), et initiée par des participants à une première rencontre d’étudiants sur le même thème, à Toulouse, en mai 1993. L’objectif de la rencontre : la mise en place officielle du REMED (Réseau d’Echanges Multidisciplinaire pour l’Environnement et le Développement).

Vu l’ampleur du sujet, le comité organisateur a délibérément identifié pour la rencontre quatre thèmes pour en faire quatre ateliers. Des thèmes relatifs à l’Algérie et qui s’articulent aux problématiques planétaires globales. Il s’agissait de : La désertification, la pollution marine, la biodiversité et la démographie. Pour chaque atelier, une visite de terrain de trois jours a été prévue. Ainsi deux groupes ont effectué deux transects nord-sud, l’un afin de constater les effets de la désertification et l’autre afin de prendre connaissance de la biodiversité faunistique et floristique du nord vers le sud. Le groupe pollution a effectué des sorties en mer. Le groupe démographie a visité quelques quartiers d’Oran et des CPMI (Centre de Protection de la Maternité Infantile)

Il a été demandé à tous les participants de s’inscrire bien à l’avance aux ateliers de leur choix et de préparer une contribution relative à leur pays concernant le thème choisi.

Pour assurer une bonne cohérence entre tous les groupes et faciliter la synthèse finale des travaux, le comité organisateur a établi un cahier des charges commun aux quatres groupes.

Après une séance plénière de présentation des participants et une autre d’ouverture, les groupes se sont constitués.

La méthode de répartition thématique et de préparation préalable a été bien acceptée par les participants. Malheureusement, même en ayant pris soin de prévoir une période suffisamment longue pendant la rencontre, le programme de travail chargé, combiné aux sorties sur le terrain étaient épuisants pour les participants.

Autre aspect important dans l’organisation : la distinction entre le groupe qui s’occupe de la préparation intellectuelle de la rencontre et celui qui prend en charge les aspects logistiques. Le comité organisateur se trouvant en charge des deux responsabilités à la fois s’est vite trouvé dépassé par l’ampleur des taches logistiques à accomplir. Il y a eu donc un manque de préparation et d’approfondissement des questions évoquées dans les ateliers.

L’objectif de la rencontre a largement été atteint. Le REMED s’est constitué et de forts liens se sont établis entre les participants. La partie informelle de la rencontre (fêtes, discussions tard dans la nuit, voyage)à joué un grand rôle dans le renforcement de ces liens et dans la découverte interculturelle.

Trois leçons sont à tirer de cette rencontre :

- Ne pas se fixer trop d’objectifs, ni trop de thèmes à la fois.

- Consacrer autant de temps aux sessions informelles qu’aux formelles

- Dissocier au niveau de la répartition des responsabilités entre les tâches logistiques et le contenu de la rencontre.

Mots-clés

méthodologie


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Commentaire

Dans l’organisation d’une rencontre, le choix de l’ordre du jour est essentiel, tant pour l’adaptation de la méthode de travail aux objectifs que pour la gestion du temps. Et les surcharges d’activités sont à éviter : des visites sur le terrain, oui, mais à condition d’avoir le temps suffisant pour ça, car les participants ont toujours besoin de temps libre, pour se reposer ou pour travailler seuls, pour digérer les informations de la rencontre, pour se préparer à la suite des débats. Et on oublie que ces moments aussi sont essentiels dans une rencontre. Les organisateurs veulent à tout prix prendre en charge les invités pour tout et tout le temps, c’est très bien, mais cette démarche peut, si elle est exagérée, être contre-productive car les participants se fatiguent, ils ne profitent plus des moments de détente, de visite, et finissent par ne plus être au meilleur de leur forme dans les débats.

La surcharge des organisateurs est par ailleurs possible dès lors qu’on n’a pas au préalable bien estimé le temps et l’énergie que prendront les aspects logistiques, les aspects communication (médiation, accueil...)et ceux de l’animation des débats. Le risque est grand de se faire submerger par ces tâches et de mettre en péril la qualité de la rencontre. Rien n’est plus important que le rôle de l’animateur dans un débat. S’il est trop fatigué, son efficacité peut rapidement s’amoindrir.

On voit toutefois que, malgré les surcharges d’activités pour les participants et les trop nombreuses tâches à assumer pour les organisateurs, la rencontre d’Oran a été un succès. Rares sont les rencontres où tout est parfait, où tout se fait dans le calme, et ça n’est d’ailleurs pas toujours la meilleure solution car trop d’organisation peut aboutir à une rigidité dangereurse pour la rencontre. Le tout est de trouver le juste milieu, l’art de lier organisation et improvisation sans paniquer! La clé : une préparation solide de la rencontre.

Source

Récit d’expérience

(France)

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